Ranking darmowych CRM dla małych firm
Używacie w swoich firmach CRM? Po kilku latach prowadzenia bazy klientów w Excelu stwierdziłam, że warto pochylić się nad tym tematem z większym zaangażowaniem i poszukać czegoś, co lepiej zorganizuje posiadane przeze mnie dane.
Wielokrotnie korzystałam z płatnych CRM w firmach, w których miałam przyjemność pracować i do tematu podchodzę dość przyjaźnie. Narzędzia biznesowe z założenia mają ułatwiać działanie, zatem dlaczego mielibyśmy z nich nie korzystać, także będąc freelancerem, blogerem lub posiadając jednoosobową działalność.
Poniższy ranking powstał troszkę przez przypadek, ponieważ zaczęłam tworzyć zwykły post na FB, który podsumuje moje poszukiwania. Wnioski okazały się jednak zbyt rozległe. Mówię o tym, ponieważ ranking darmowych CRM nie jest poprzedzony pogłębionym researchem i nie zawiera wszystkich pozycji dostępnych na rynku. Jest to subiektywna lista i jeżeli czegoś w niej zabrakło, dajcie znać w komentarzach, chętnie ją zaktualizuję.
Co to jest CRM?
CRM (Customer Relationship Management) to system do zarządzania relacjami z klientem, który pozwala m.in. na:
- stworzenie bazy klientów (wraz z listą notatek i działań);
- zaplanowanie strategii komunikacji,
- zaprojektowanie lejków sprzedażowych,
- zarządzenie płatnościami;
- automatyzację procesów tj. wysyłanie wiadomości, wykonywanie połączeń lub przesyłanie mailingów;
Cel? System zarządzania relacjami z klientem ma wspierać przedsiębiorcę w zakresie pozyskiwania wartościowych leadów sprzedażowych, utrzymania i rozwinięcia obecnych relacji.
LEAD SPRZEDAŻOWY to potencjalny Klient, który wykazał zainteresowanie naszymi usługami lub produktem i zostawił swoje dane np. poprzez zapis do newslettera, wypełnienie formularza lub kontakt przy pomocy systemu call back.
W większych przedsiębiorstwach CRM stanowi doskonałe narzędzie do komunikacji między współpracownikami. Ogólny wgląd zespołu do jednej bazy, w której pojawiają się różne notatki na temat poszczególnych klientów, ułatwia komunikację na każdym etapie sprzedaży.
Szczegółowa analiza ścieżki klienta, lejków sprzedażowych, ilości i jakości pozyskiwanych leadów pozwala na udoskonalenie pracy firmy na wielu poziomach.
CRM dla freelancera i jednoosobowej działalności
Czy freelancer lub jednoosobowa działalność potrzebuje CRM? Jest to oczywiście kwestia indywidualna. Bez CRM żyłam i pracowałam, aż do teraz i nie był to dla mnie jakiś większy problem.
System nie jest koniecznością, jednak może być sporym ułatwieniem. CRM pomoże Ci poukładać wszystkie kontakty, zlecenia i dokonane transakcje. Ponadto, w jednym miejscu przechowasz pełną historię swoich biznesowych relacji (także tych, które nie zakończyły się sprzedażą). Dodatkowym atutem jest możliwość stworzenia przy każdej osobie krótkiej notatki lub zadania.
DOBRA PRAKTYKA SPRZEDAŻOWA
Zdarza Ci się porzucić Klientów, którzy raz dokonali u Ciebie zakupu? To ogromny błąd. Klienci powracający są odpowiedzialni za większość przychodów w biznesie.
Dobrą praktyką jest ponowny kontakt z tymi, którzy dokonali u nas transakcji. Dzięki CRM możesz zaplanować w określonym terminie wysyłkę automatycznej wiadomości np. po 3-5 miesiącach.
Research darmowych CRM dla małych firm
Jak powstał mój ranking darmowych CRM?
W chwili, w której stwierdziłam, że potrzebuję CRM, wrzuciłam wątek do grup biznesowych na FB z prośbą o rekomendacje. Miałam tylko jeden wymóg – narzędzie musi być zupełnie darmowe. Wartość dodatnią stanowiła dla mnie aplikacja mobilna, ponieważ często sprawy biurowo-organizacyjne ogarniam w trakcie podroży, wyczekiwania w kolejce etc.
Polecono mi sprawdzić: Odoo, Sugester, Bitrix24, HubSpot CRM. Do tego dorzuciłam od siebie: Zoho CRM i Insightly. Wszędzie założyłam darmowe konto.
Na dzień 24 lipca 2019 każde z tych narzędzi posiada opcję free z ograniczeniami dotyczącymi liczby użytkowników lub rekordów w bazie.
Informacja na temat darmowej wersji nie zawsze jest podawana na głównej stronie lub w zestawieniu pakietów. Czasami trzeba się nieźle naszukać, ale finalnie, na pierwszy rzut oka (testy trwały tylko 2-3 dni) wszystkie pozycje faktycznie działają zupełnie za darmo.
Subiektywny ranking darmowych CRM
Kryteria oceny:
- Język polski, Aplikacja mobilna, Zaciąganie danych z sieci/poczty/GUS, Kalendarz, Integracja z pocztą: tak – 1 pkt, nie – O pkt
- Łatwość obsługi, Estetyka i przejrzystość, Konfiguralność – sukiektywna ocena od 1 do 5 punktów;
- Ilość użytkowników: powyżej 10 użytkowników – 3 pkt, 3-10 użytkowników – 2pkt, 1-3 użytkowników – 1pkt;
- Chmura – 5GB i więcej – 3 pkt, 1-4GB – 2 pkt, do 1 GB – 1 pkt.
Poza podstawowymi funkcjami każdy CRM ma dodatkowe możliwości, których nie przetestowałam. Skupiłam się na podstawach, które będą odpowiadały na moje, indywidualne potrzeby. Analizę przeprowadziłam na podstawie wersji webowej.
Mój numer jeden. Zdecydowałam, że właśnie do tego CRM wprowadzę wszystkie swoje dane.
Co przeważyło na mojej decyzji? Specjaliści IT złapią się za głowę, ale istotny był dla mnie sam wygląd systemu. Interfejs jest przejrzysty. Podoba mi się karta klienta oraz wygląd statystyk i raportów.
System posiada masę darmowych modułów, które wykraczają poza standardowe funkcje CRM m.in. listę zadań, wygodny kalendarz, dysk w chmurze do przechowywania plików i workflow.
Mocne strony
+ język polski i bardzo czytelny interfejs;
+ możliwość dostosowania lejka sprzedażowego do swoich potrzeb;
+ baza produktów wraz ze zdjęciami, opisem;
+ konfiguracja menu i widoku głównego;
+ planowanie, raportowanie i zarządzanie czasem;
Słabe strony
– integracja z pocztą możliwa tylko przy planie płatnym;
– brak możliwości zaciągania danych firmy z GUSu po numerze NIP lub strony www (jak np. w HubSpot CRM);
– brak możliwości dodawania tagów do poszczególnych klientów;
CRM kombajn, który po przeprowadzeniu konfiguracji może dostarczać wiele istotnych informacji na temat klientów, z którymi korespondujemy.
HubSpot CRM ma zdecydowanie najwięcej opcji, jednak po kilkudziesięciu minutach testów stwierdziłam, że jest dla mnie zbyt skomplikowany. Ponadto, całość opiera się głównie na integracji z e-mail, co nie było dla mnie głównym priorytetem. Bardziej zależało mi na czymś przejrzystym i łatwym w obsłudze.
Mocne strony
+ możliwość zaciągania danych firmy ze strony www lub poczty Gmail/Outlook;
+ bardzo szeroki zakres dostępnych integracji;
+ możliwość śledzenia klienta, którego mamy w bazie (system pokazuje np. czy dana osoba po zarejestrowanej rozmowie telefonicznej wchodziła na naszą stronę);
+ nieograniczone miejsce do przechowywania plików;
+ renoma na rynku (dobre marketingi, dużo dobrych opinii);
+ samouczki, poradniki i filmy instruktażowe (zarówno w ramach systemu, jak i na YT);
Słabe strony
– brak języka polskiego i mało intuicyjny interfejs;
– nie udało mi się zintegrować skrzynki e-mail; oczywiście jest to do ogarnięcia, jednak wymaga więcej czasu lub wiedzy;
– brak możliwości konfiguracji etapów lejka sprzedażowego (można dodać lub usunąć poszczególne etapy, ale nie da się ich edytować);
– brak możliwości konfiguracji karty klienta;
– nie znalazłam katalogu produktów;
– raporty mocno nastawione na wydajność pracowników i wyniki sprzedażowe (przy jednoosobowej działalności nie ma to większego sensu);
Spędziłam tam naprawdę niewiele czasu, ponieważ w stosunku do pozostałych CRM nie znalazłam tam zbyt wielu funkcjonalności. Jest to jednocześnie plusem i minusem. Jeśli szukasz mega prostego narzędzia o estetycznej formie, które będzie służyło jako baza, kalendarz i lejek sprzedażowy – jak najbardziej możesz wypróbować Odoo. Nic poza tym raczej tam nie znajdziesz.
Mocne strony
+ estetyczny i przejrzysty interfejs;
+ możliwość zaprojektowania niestandardowego pulpitu;
+ idealna karta klienta z możliwością dodawania tagów (najbardziej przejrzysta ze wszystkich CRM, jakie miałam możliwość przetestować);
+ łatwa rejestracja;
Słabe strony
– brak języka polskiego;
– niewielka ilość dodatkowych funkcji;
– integracja z pocztą e-mail możliwa tylko przy planie płatnym;
– brak możliwości zaciągania danych firmy z GUSu po numerze NIP lub strony www (jak np. w Hubspot CRM);
Sugester był dla mnie bardzo mocnym konkurentem dla Bitrix24, dopóki nie zobaczyłam ich ograniczeń dla planu darmowego. Niestety opcja free pozwala na zaledwie 100 rekordów w bazie klientów. Poza tym cała reszta robi naprawdę dobre wrażenie. Interfejs jest niezwykle przyjazny, jest dużo dostępnych opcji, bardzo dobrze wygląda lista zadań i raporty.
Z pewnością wzięłabym ten CRM pod uwagę, jeśli szukałabym wersji rozszerzonej i płatnej.
Mocne strony
+ estetyczny i przejrzysty interfejs;
+ możliwość integracji poczty e-mail;
+ możliwość konfiguracji lejka i pulpitu;
Słabe strony
– ograniczenie do 100 rekordów w bazie (więcej nawet się nie doszukiwałam, ponieważ wydaje mi się, że nawet dla małych działalności jest to kwestia dyskwalifikująca).
Całkiem niezła propozycja. Bezpłatny dla 3 użytkowników, z polską wersją językową i w miarę przejrzystym interfejsem. Nie wszystkie tłumaczenia poszczególnych zakładek są intuicyjne. Niektórych opcji trzeba się troszkę naszukać, jednak podczas użytkowania można się do tego przyzwyczaić. Funkcjonalnością bardzo przypomina Bitrix24. Na mojej decyzji przeważyły kwestie kosmetyczne.
Mocne strony
+ estetyczny interfejs;
+ możliwość konfiguracji z pocztą;
+ dostosowanie raportów pod swoje potrzeby;
+ możliwość dodania własnych modułów;
+ wygodne zarządzanie wszystkimi transakcjami;
Słabe strony
– bardzo rozbudowana karta klienta, której nie da się zmodyfikować
– system jest nieintuicyjny; ciężko rozszyfrować co kryje się pod konkretnymi nazwami np. szanse sprzedaży = transakcje;
– brak katalogu produktów i listy zadań;
Kolejny świetny CRM. Interfejs wręcz idealny (jedyny minus to język angielski). Bezpłatny plan jest ograniczony do dwóch użytkowników, jednak przy jednoosobowej działalności nie jest to żaden problem.
Do dyspozycji mamy listę zadań, kalendarz, estetyczny lejek sprzedaży, raporty oraz możliwość zarządzania projektami.
Mocne strony
+ estetyczny i przejrzysty interfejs;
+ rozbudowana karta klienta;
+ rozbudowany dział raportów;
Słabe strony
– ograniczona baza danych do przechowywania;
– niefunkcjonalny lejek sprzedażowy;
– nie znalazłam nic na temat konfiguracji e-mail;
– brak katalogu produktów;
– brak polskiego języka;
Podsumowanie
Subiektywny ranking darmowych CRM pokazuje, że wybór najlepszego CRM nie należy do najprostszych, a systemy różnią się w wielu kwestiach. Dużo zależy od naszych oczekiwań i upodobań.
Ogromnym plusem jest to, że mamy na rynku kilka narzędzi, które są zupełnie darmowe. Niektóre także w języku polskim. Każdy system ma sporo dodatkowych możliwości, co finalnie może pozytywnie wpłynąć na organizację naszej pracy.
Troszkę żałuję, że tak późno zabrałam się za ogarnięcie swojej bazy, ponieważ mam troszkę danych do wprowadzenia. Jeśli po drodze pojawią się jakieś kwiatki z pewnością zaktualizuję powyższe informacje.
Jak to jest u Was? Gdzie przechowujecie dane swoich klientów i transakcji? Macie jakieś bazy? Używacie CRM?
Dajcie mi znać czy takie wpisy są dla Was użyteczne. Nieustanie wyszukuję udogodnień, które pozwalają mi sprawniej prowadzić swoją freelancerską działalność – przy okazji mogę się nimi z Wami dzielić 😉
Podziel się tym artykułem:
Autor: Kasia Grzech
Jestem copywriterem. Przy pomocy skutecznych tekstów pomagam moim Klientom zbudować silny wizerunek marki. Na moim blogu podpowiadam jak pokochać pisanie.
